クリニックの電話対応について。私(院長)が1日電話対応をして感じたこと。

A先生

2020/08/14

電話対応についてです。皆様は電話問い合わせにはだれが対応していますか?

当院は基本的に看護師または受付スタッフが対応しております。
先日、お盆休みで受付スタッフが1名しか勤務できない状況があり、非常勤医師、看護師1名、受付1名で診療しました。

私は朝から待機して電話番をし、いつもは受付スタッフや看護師が対応する問い合わせ電話に全て対応してみました。1日で20-30件の電話がありましたが、やってみて思ったのは電話対応こそ医師(院長)がするのが最も効率的だとわかりました。

ちょっとした相談(受診したほうがよいか)から予約をどこかにねじ込んでもらえないか、検査についての問い合わせ、緊急性があるか、薬の飲み方がわからない、調剤薬局からの問い合わせなど、医学的知識や院長だからもつ裁量権(予約のねじ込みなど)がないと、電話相談には対応できないのですよね。

そして、その場で解決することが最も効率的ですが、受付スタッフが対応すると、一度電話を切って折り返しをしなければならないことが多く、会計受付業務の間に煩雑な電話対応をしなければならなくなります。そして受付は伝達するだけになってしまいます。

今後は非常勤医師に診療してもらい、私が診療のサポートや電話番をしようかとさえ思った次第です。予約の采配などは、クリニック収入に直結する部分であり、本来は院長がやってもよい業務なのかなと思ったりもします(本来の医師の仕事からは離れますが)。

 

マネージメントに徹するなら、これが正解なのでしょうか?皆様は電話対応はどのようにされていますか?

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